Regelgeving omtrent nieuwsbrieven

Veel bedrijven sturen periodiek een nieuwsbrief om (potentiële) klanten op de hoogte te houden van ontwikkelingen. Maar er is veel onduidelijkheid over wat hierin wel en niet mag. Zo wordt vaak gedacht dat het verplicht is een bevestigingsmail over opname in de maillijst te versturen naar ontvangers, maar dat is het zeker niet. Wel dient de klant ervan op de hoogte te zijn dat hij of zij in de toekomst een nieuwsbrief zal ontvangen wanneer deze een mailadres doorgeeft; de zogeheten opt-in. Ook is het toegestaan klanten te mailen met relevante aanvullende informatie over een afgenomen product of dienst, tenzij deze expliciet heeft aangegeven dit niet te willen ontvangen.

Daarnaast dient een bedrijf ontvangers de mogelijkheid te bieden om eenvoudig af te kunnen melden voor mailings door middel van bijvoorbeeld een afmeldvinkje onderaan de nieuwsbrief. Tevens moet altijd duidelijk zijn van welke organisatie de mail afkomstig is en moet de commerciële boodschap transparant en niet misleidend zijn.

Er zijn regels en wetgeving gebonden aan het versturen van nieuwsbrieven en mailings aan consumenten en bedrijven.
Omdat wij bijna dagelijks vragen krijgen en tal van artikelen die andere artikelen weer tegen spreken proberen wij dit in 1 artikel duidelijk te krijgen wat nu wel en wat nu niet mag.

Wetgeving versturen nieuwsbrieven

E-mail marketing is gebonden aan wetgeving. Deze wetgeving wordt gehandhaafd door de authoriteiten College bescherming persoonsgegevens CBP, de OPTA en Stichting reclame code.
Vanaf 1 januari 2012 zijn de regels en wetgeving vervangen door de Reclame Code E-mail. Deze code vervangt de oude richtlijnen en is onderdeel geworden van de algemene reclame code.
De volgende wetgeving en code’s zijn van toepassing op het versturen van nieuwsbrieven

  • Telecommunicatiewet Art. 11.7
  • Code E-mail
  • Wet Bescherming Persoonsgegevens

Download hier de Code reclame via e-mail.

Opt-in is verplicht

Opt-in geeft aan dat klanten en relaties je toestemming geven nieuwsbrieven te sturen, dit hoeft niet altijd via een vinkje of een aanmeld formulier te zijn, dit kan ook zijn doordat klanten zich fysiek intekenen op een lijst of een visite kaartje geven. Wel belangrijk is dat de klant of consument weet dat ze nieuwsbrieven gaan ontvangen. Puur een email adres noteren of een visitekaartje ontvangen is dus niet voldoende.

Dubbele opt-in is niet

Bij dubbel opt-in verstuur je na aanmelding een bevestiging e-mail naar de klant om hun aanmelding te bevestigen. Veel mensen denken dat dit verplicht is maar dubbele opt-in is niet verplicht!

Oude Klanten mag je gewoon mailen

Wat veel mensen niet weten is dat je je huidige klanten gewoon mag mailen. mits de informatie relevantie heeft met het product of dienst die de klant heeft afgenomen.
Wel belangrijk is dat de klant weet dat het mogelijk nieuwbsrieven kan ontvangen. Doormiddel van een vinkje op een bestel pagina dat zij zich aanmelden voor de nieuwsbrief, of anderzijds duidelijk maken in de voorwaarden of andere communicatie.

Uitschrijven

Het is verplicht klanten eenvoudig uit te laten schrijven via een zo-genoemde opt-out.

Transparantie commerciële boodschap

Daarnaast moet het duidelijk zijn dat de mailing een commercieel belang dient. Als er een commercieel doel is mag dit niet verstopt of misleid worden. Daarnaast moet het ook volledig duidelijk zijn wie de afzender van de mailing is.

Kort samengevat:

– Dubbele opt-in is niet verplicht
– Klanten mag je altijd mailen met relevantie informatie mits ze expliciet aangeven dat ze dit niet wileln
– Opt-in hoeft niet altijd via een vinkje of website, maar kan ook fysiek op een mailing lijst of door het verzamelen van visitekaartjes
– Een vooraf aangevinkte nieuwsbrief checkbox is gewoon toegestaan
– Neem altijd een duidelijke afmeld link mee in de nieuwsbrieven
– Wees eerlijk over de commercialiteit en afzender van de mailing